11 Tajemství Pro Doručování špatných Zpráv V Práci

2024 Autor: Steven Freeman | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 08:15

Poskytněte zpětnou vazbu rychle, ale ne okamžitě

Nečekejte, až se každoroční revize objeví oblasti zlepšení. Rychle věnujte pozornost problémům, takže detaily jsou ve vaší mysli svěží. Den po incidentu je sladké místo; mít trochu času potlačuje příliš žhavé emoce a umožňuje vám připravit se a přemýšlet svými slovy. "V tuto chvíli budou obě strany mít silnější a méně užitečnou reakci," říká Jennifer Porter, vedoucí partner skupiny Boda Group, vedoucí a vývojové firmy. Každoroční nebo čtvrtletní přehledy by se měly zaměřovat na cíle a zaměřit se na zpětnou vazbu, která se zaměřuje na budoucnost - například to, co někdo potřebuje udělat více či méně, aby pokročil ve své kariéře („Pokud jste se stali více zdatnějšími v analytice dat, vidím, jak skáčete další úroveň “).

Pamatujte na svůj záměr

Nejprve přemýšlejte o tom, proč chcete sdílet zpětnou vazbu. „Děláte to proto, že chcete člověku pomoci uspět,“říká Porter. V té době se to může cítit méně benevolentní - možná si myslíte, že stačí omezit špatné návyky nebo opravit nedbalé práce - ale jakýkoli druh zpětné vazby pomůže vašemu týmu učit se a růst. Chcete také získat jejich důvěru. "Pokud nezískáte zpětnou vazbu, někdo jiný bude a nemusí dělat tak dobrou práci, jakou byste měli," říká Freyan Billimoria, ředitel lidských zdrojů ve Skillshare, online vzdělávací komunitě. Během rozhovoru vyjádřete svůj záměr. Řekněte: „Říkám vám to, protože se o vás starám a chci, abyste byli co nejefektivnější.“

Přemýšlejte o obsahu, nikoli o doručení

Mnoho manažerů se obává, jak zmírní ránu namísto toho, co řeknou, říká Porter. "Je to jako připravit se na projev a soustředit se na to, co budete nosit, spíše než na obsah vaší prezentace," podotýká. Zeptejte se sami sebe: „Jaká je moje hlavní zpráva? Co doufám, že tento člověk odvede konverzaci? Co se chci stát dál? “Napište, co řeknete, a cvičte ve sprše nebo na důvěryhodném spolupracovníkovi. Nulovat chování nebo jednání, spíše než diskutovat o pocitech, a uvést konkrétní příklady, například „Všiml jsem si, že jste na tomto setkání šestkrát přerušil lidi“(versus „Jste hrubí vůči spolupracovníkům“).

Začněte otázkou

Diskuse by měla být dialogem, nikoli monologem. Řekněte: „Rád bych s vámi hovořil, abychom se s vámi podělili o zpětnou vazbu. Je to v pořádku? Je to lidská přirozenost říkat ano, ale požádáním o svolení můžete posílit vztah, říká Porter. Další taktika: Nechte druhou osobu vést konverzaci. Řekni: „Rád bych s tebou mluvil o x. Co si myslíte, že šlo dobře? Co si myslíte, že ne? “Dejte svému zaměstnanci čas na odpověď. „V mnoha případech již vědí, kde zaostávají,“říká Fran Hauser, autor Mýtu o pěkné dívce („Když konverzaci sestavíte jako spolupráci namísto kritiky, tón bude více podpůrný. “

Používejte méně slov

Buďte co nejpřesnější. Vague nebo clichéd fráze (“Musíte pracovat na své exekutivní přítomnosti”) nebo cukrem potažená zpětná vazba je matoucí pro posluchače, což zvyšuje pravděpodobnost, že vám bude úplně chybět. „Používáte-li 100 slov, abyste řekli, že někdo zmeškal konečný termín, máte nadměrné vysvětlení,“říká Porter. A jakmile naložíte výplňová slova a změkčovadla („Vím, že jste přepracovaní“), zpětná vazba začne cítit osobní a zaujatost se může vplížit, říká Billimoria. Místo toho se dostanete k věci a uveďte, co jste pozorovali. Řekněte: „Všiml jsem si, že jsme zmeškali lhůtu pro poslední dvě zprávy. Co se stalo?"

Nevolejte svou zprávu

Obvyklý zvyk sendvičování záporné zpětné vazby mezi dvěma plátky chvály může být instinktivní, ale je to jedna z největších chyb, kterou manažeři dělají, říká Billimoria. Skrytí zpětné vazby uvnitř odhozených komplimentů zbaví sílu vašich slov. Lidé vidí, že to přichází; pak odmítnou pozitivní, čekají na negativní a nebudou věřit tomu, co musíte říct, “říká Porter. Co můžete udělat, abyste byli laskaví, ale přímí: Vyjádřete zpětnou vazbu pozitivně, říká Hauser. Řekněte: „Hodně jde dobře, ale mám konstruktivní zpětnou vazbu k některým věcem, které je třeba vylepšit,“nebo „Mám nějakou radu, která by vám mohla pomoci.“

Poskytnout kontext

Proč vám záleží, když někdo doručí práci pozdě? Nebo prezentace formátovat dokonale? Odpovědi mohou být pro vás zřejmé, ale zaměstnanec musí pochopit důvody vaší zpětné vazby. Zkuste umístit konkrétní poznámky do většího obrázku - například: „Když naše oddělení pracuje pozdě, ovlivňuje to i jiné týmy“nebo „Když vaše finance vypadají špatně, může lidem poskytnout nedůvěru ve vaše čísla.“Vysvětlení, proč je vaše zpětná vazba důležitá, říká Hauser, může usnadnit doručování a slyšení.

Buďte empatičtí

Dostávat kritické komentáře je těžké. "Nezáleží na tom, jak zručný jsi v poskytování zpětné vazby." Stále to bodá, “říká Porter. Nebuďte příliš drsní, poslouchejte perspektivu druhé osoby a buďte v klidu. Pokud je to možné, vyhněte se také slovu „vy“. „Díky jemným výběrům slov může konverzace působit spíše jako dialog než útok,“říká Hauser. Například, místo toho, aby řekl: „To je to, co si myslím, že jste mohli udělat jinak,“řekněte: „To je to, co si myslím, že bylo možné udělat jinak.“

Udělej to tváří v tvář

Poskytování tvrdých zpráv prostřednictvím e-mailu nebo telefonu je lákavé, ale osobní setkání (nebo přes Skype nebo FaceTime) je efektivnější, říká Hauser. To vám umožní číst si navzájem neverbální narážky a emoční úmysly. „Být tváří v tvář je jediný způsob, jak zajistit, aby druhý člověk cítil tvůj soucit,“říká Hauser. Pokud nevidíte svého zaměstnance, bude těžší rozeznat, zda je naštvaná nebo dokonce věnuje pozornost tomu, co říkáte. „Posaďte se rovně a udržujte oční kontakt bez ohledu na to, jak obtížné to může být,“říká Hauser.

Mít plán sledování

Ukončete konverzaci diskusí o dalších krocích. Zeptejte se, jak můžete být nápomocní, a rozhodněte se společně, kdy byste měli znovu mluvit (dny, týdny nebo měsíce později, v závislosti na problému). Poté se po jednom či dvou dnech odbavte, abyste viděli, jak se ten druhý cítí. Je přirozené, že přijímač zpětné vazby opustil rozhovor trochu zraněný, i když to bylo produktivní, říká Porter. „Musíte dát lidem čas na zpracování,“říká Billimoria. "Klíčem k silným vztahům je opakování." Až to uděláte, získáte důvěru, která příště usnadní sdílení zpětné vazby.

Nezapomeňte také dostatek chválu

Zajistěte, aby součástí vaší rutiny byla pozitivní zpětná vazba - nejen ji vytlačte do nepříjemných rozhovorů. Nejde jen o umísťování lidí nebo o to, aby všichni dostali trofej; pozitivní zpětná vazba je nástroj profesionálního rozvoje. Za prvé, je to konstruktivní - je užitečné, aby lidé věděli, co se jim daří dobře, aby mohli pokračovat v tom. Zadruhé, pomáhá vytvářet kulturu, která je otevřenější a tolerantní vůči zpětné vazbě, říká Porter. Být také specifický zde. Řekněte: „Opravdu se mi líbí způsob, jakým jste tuto výzvu vyřešili,“nebo „oceňuji, že jste hovořili s jinými odděleními, abyste získali jejich buy-in.“A řekněte to často. „Za každou kritiku byste měli dát alespoň pět chvály,“říká Hauser. "Tím se lidé dostanou na místo, kde touží po zpětné vazbě."